О ПРОЕКТЕ
ВСЕ ПРОЕКТЫ HH
Регистрация компании
Заявка на грант Повысить зарплату Поможем выбрать курс Регистрация карьериста
во всех городах



Задумывались ли когда-нибудь о том, как на самом деле звучат ваши письма в представлении получателей? Так как мы не имеем возможности слышать интонацию в голосе людей или видеть выражение их лиц, нам иногда очень сложно адекватно воспринимать, что же на самом деле чувствует человек на том конце электронной переписки. Обычно мы используем восклицательные знаки и смайлики для выражения эмоций. Но на самом деле порой формальный стиль деловой лексики может звучать негативно и без контекста.

Согласно материалу Wall Street Journal, в котором обсуждались загадочные электронные послания, описывался один яркий пример. Одна девушка-консультант отправила своему клиенту план проекта и получила весьма неоднозначный и короткий ответ: "Принято к сведению".

Она смутилась и начала переживать, что ее адресат разозлился или разочаровался. Но на самом деле в этот момент он был очень рад тому, что может разобрать все входящие письма с минимальными усилиями.
Так как корректно донести свою мысль в электронном письме и избавить ваше письмо от негатива, которого на самом деле нет в отношении получателя?

Акцентируйте внимание не положительных моментах

Слова, которые вы используете в своем сообщении, задают общее настроение вашего общения по электронной почте. И если вы регулярно используете слова с негативным оттенком, то ваши сообщения будут восприниматься как резкие, злые или снисходительные.

Негативные письма никогда не принесут пользы. И даже если вы не в восторге от сложившейся ситуации, то все равно стоит сделать над собой усилие и придать сообщениям более позитивное настроение. Можете быть уверенным, что таким образом вы сможете добиться гораздо большего.

Такие слова, как не может, ущерб/убыток, запрещается, неправильность/ошибка, потерпеть неудачу / не дать результатов, невозможно, не имеет никакой ценности, потеря/урон, недоработка/недочет, нет, проблема / сложная задача, отказать, прекращение, не имеем возможности / не в состоянии, к сожалению, срочный/неотложный, никогда / ни в коем случае имеют очень негативный оттенок.

Можно привести в пример такое предложение: "К несчастью, у нас нет возможности закончить проект вовремя, так как сотрудники не выполняют свои обязанности в установленные сроки".

В этом предложении уж слишком много негативных слов. Но то же самое вы можете донести в более позитивном ключе. Например, вот так: "Прошу каждого участника проекта выполнить свою работу к четвергу, чтобы сдать проект в срок".

Если вы заметили, то выбранные слова определяют все настроение сообщения. Если бы клиент ответил девушке-консультанту фразой "Спасибо", а не "Приму к сведению", то девушка скорее всего не испытывала бы столь сильного волнения насчет качества своей работы.

Старайтесь формулировать ваши сообщения в более позитивном ключе и использовать такие слова, как: польза, преимущество, выгода, результат, прогресс, успех, ценный и другие.

Разрешения и запреты

Наиболее простым способом попасть в ловушку негативных чувств - это начать формулировать список запрещенных действий. «Не оставляйте еду в холодильнике». «Не опаздывайте на совещание». Даже столь частое выражение "не забудьте" воспринимается более негативно, чем "помните".

Вместо того, чтобы говорить другим, чего не стоит делать, говорите им, что они сделать должны. «Пожалуйста, забирайте свою еду в конце рабочего дня». «Будьте добры приходить на совещание за пять минут до его начала».
Можно не сомневаться, что люди с большим желанием откликнутся на положительную просьбу, чем выполнят требование, предъявленное в негативном ключе.

Если есть сомнения, то разъясните

Если вы понимаете, что ваши сообщения истолковываются получателями не так, как вы имеете ввиду, то необходимо стараться более четко выражать свои мысли. Поверьте, что нет ничего страшного в том, чтобы сказать получателю все как есть - как вы себя чувствуете и что думаете.

Предположим, если негативные сообщения по электронной почте связаны с тем, что вам надоело программное обеспечение, которым вам необходимо пользоваться при планировании встреч, лучше выйти и сказать: "Эта система планирования настолько выводит меня из равновесия...Давайте запланируем встречу на пятницу".
Таким образом, получатель сможет понять, что ваш негатив спровоцировал не он, а что-то другое.

Статью подготовила Екатерина Никитина по материалам публикации Бернарда Марра в LinkedIn