О ПРОЕКТЕ
ВСЕ ПРОЕКТЫ HH
Регистрация компании
Заявка на грант Повысить зарплату Поможем выбрать курс Регистрация карьериста
во всех городах



Вам надоели бесполезные совещания, которые мешают вам продуктивно работать? Директор по закупкам ABI Product Александр Смирнов предлагает восемь правил проведения деловых встреч, которые помогут решить эту проблему.

«Тайм-менеджмент содержит большое количество инструментов для максимально эффективного использования времени. Однако сложность состоит в том, что не всегда грамотное использование времени полностью находится в наших руках. Как бы качественно вы ни планировали день, если другие сотрудники компании не утруждают себя тайм-менеджментом, эффективность использования вашего времени будет низкой. В данной статье описан один из самых простых, но эффективных инструментов тайм-менеджмента, позволяющий сэкономить сотни и даже тысячи человеко-часов в год без особого труда.

Речь пойдет о совещаниях (также их называют в зависимости от предпочтений руководства встречами, митингами, конференциями и другими словами, вызывающими дрожь у опытных офисных работников). Причем следует понимать, что формальные правила проведения совещаний в виде толстых регламентов – не работают. Я видел один такой – 54 страницы убористого текста, даже самый сознательный менеджер эту макулатуру читать не будет, не то чтобы исполнять.

Пробовали ли вы подсчитать, сколько времени вы проводите на совещаниях? А какие результаты получены в результате этих совещаний? Они соответствуют затраченному времени? Кстати, самый простой способ оценить эффективность совещаний (подходит не для всех встреч) – сравнить две величины: стоимость обсуждаемого вопроса и стоимость времени сотрудников, участвующих в данном мероприятии. Думаю, каждый без труда вспомнит встречу, посвященную обсуждению копеечного вопроса, на которой присутствовало человек десять топ-менеджеров компании.

Я давно подозревал, что «не все совещания одинаково полезны», а подсчитав, убедился в этом окончательно. Мне, например, вспоминается ряд совещаний, на которых обсуждался вопрос списания старых автомобилей и приобретения новых. Вопрос по одному из автомобилей «списывать или не списывать, продавать – не продавать и т.д.» поднимался трижды в течение квартала, и со всеми положенными вводными частями, отступлениями, рассуждениями и обсуждениями на данный вопрос было потрачено в сумме за три встречи более часа. Учитывая количество присутствующих на совещании (более 15 руководителей), это превысило возможный дополнительный доход от решения, по какой стоимости продавать эту несчастную десятилетнюю «Газель»…

Другой эксперимент я однажды вынужден был провести, когда начал хронически не успевать выполнять свою работу, заметив, что большую часть рабочего дня провожу на совещаниях. Подсчитав общее количество часов в приглашениях на встречи в течение недели, оказалось, что в среднем меня приглашают участвовать в совещаниях общей длительностью… 15,5 часов в день. Если же добавить мои собственные работы и относительно немногочисленные встречи, в сумме получилось 25 часов в день. Понятно, что по факту, даже работая по 10 – 12 и даже 14 часов в день, все равно часть работ я не выполнял и часть совещаний «прогуливал».

Первое, что я сделал – распределил все совещания, которые позволяли делегирование, по подчиненным, исключив свое участие. Затем отправил запросы некоторым приглашающим с просьбой пояснить, насколько обязательно мое участие в их встречах. В-третьих, предложил сократить время тем, кто присылал мне приглашения на встречи длительностью три-четыре часа и даже без внятной повестки. И наконец, подготовил «Правила организации и проведения совещаний», которые внедрил в своем подразделении и поручил помощнику использовать эти Правила для тех встреч, которые «прилетают» из других подразделений компании.

В результате данных действий средняя длительность ежедневных совещаний снизилась сначала до семи с половиной часов, а в течение следующего месяца – до шести часов, и затем зафиксировалась на уровне четырех-пяти часов в день.

Итак, разработанные правила уместились на одном листе формата А4. Туда же я добавил оценку качества проведения совещаний, чтобы видеть прогресс. До внедрения системы замеры показали средний балл по совещаниям – 18. Спустя месяц совещания в моем подразделении уже набирали минимум 40 баллов, потому что в противном случае встречи просто отклонялись большинством приглашенных, а средний балл составил 71.

Правила проведения совещаний (в скобках баллы для оценки качества проведения совещания)

  1. Приглашение прислано участникам через Outlook не позднее, чем за сутки до начала (10).
  2. Приглашение содержит повестку и документы к обсуждению, упомянутые в повестке встречи (20).
  3. Каждый из приглашенных участников имеет отношение хотя бы к одному из обсуждаемых вопросов (является экспертом либо имеет право принимать решение по данному вопросу) (10).
  4. При планировании встречи учтена загрузка участников (10).
  5. Встреча началась и закончилась вовремя (10).
  6. Участники обеспечены необходимыми дополнительными материалами к совещанию (5).
  7. По результатам встречи подготовлен протокол, который содержит хотя бы одно решение или поручение с указанием ФИО ответственного и срока выполнения (30).
  8. Протокол отправлен не позднее одного рабочего дня всем приглашенным участникам на согласование (5).

Инициатор совещания имеет право отменить встречу, если большинство участников (либо ключевые участники, без которых обсуждение вопросов, указанных в повестке, невозможно) не прислали подтверждения намерений через Outlook.

В рамках совещания поручения могут быть выданы:

  • присутствующим на совещании сотрудникам и отсутствующим сотрудникам, находящимся в их прямом подчинении;
  • приглашенным на совещание, но отсутствующим без уважительных причин.

Приглашенный на совещание обязан принять, либо отклонить приглашение, либо предложить новое время.

Приглашенный имеет право предложить новое время встречи, если в указанное время у него в календаре имеется назначенная ранее встреча с другими участниками.

Приглашенный имеет право отклонить встречу, если не выполняются пункты №1 – 4 вышеуказанной таблицы с объяснением причины инициатору, выбрав пункт «Отклонить и изменить ответ перед отправкой», указав причину отклонения приглашения.

Чем данные правила отличаются от объемных регламентов? Во-первых, простотой, а во-вторых, в самих Правилах зашита мотивация на их исполнение. То есть не нужно контролировать соблюдение Правил участниками. Приглашенный имеет право отклонить встречи, назначенные с нарушением Правил, и заняться более полезными делами – это ли не лучшая мотивация!

Для своего помощника, заведующего моим календарем и организующего встречи, я добавил несколько дополнительных правил/рекомендаций в целях повышения качества проводимых совещаний:

Инструкция для организатора встреч

  1. Планировать в течение дня не более четырех встреч общей длительностью не более четырех часов, длительность одной встречи не должна составлять более полутора часов (за исключением воркшопов в проектах), перерыв между встречами должен составлять не менее 30 минут.
  2. Не назначать встречи на 9:00 и после 17:00, в обеденное время (12:00 – 13:00), а также на утро понедельника и вторую половину дня пятницы.
  3. За 5 – 10 минут до встречи приготовить необходимые материалы, при необходимости включить проектор/ноутбук.
  4. В начале встречи рассказать о цели, представить новых участников. Затем зачитать протокол прошлой встречи (если проводилась), зафиксировать исполнение поручений с прошлой встречи.
  5. Пройтись последовательно по повестке, фиксируя ключевые моменты в протоколе. Не обсуждать вопросы, отсутствующие в повестке.
  6. В завершение встречи проверить, все ли пункты повестки пройдены, зачитать основные решения и поручения.
  7. После согласования участниками подписать протокол, выслать подписанный скан всем участникам, выложить протокол на сетевой ресурс.

Желаю всем руководителям не тратить впустую свое и чужое время и проводить совещания с максимальной пользой и удовольствием!

По материалам iBusiness.ru