О ПРОЕКТЕ
ВСЕ ПРОЕКТЫ HH
Регистрация компании
Заявка на грант Повысить зарплату Поможем выбрать курс Регистрация карьериста
во всех городах





Даже самый вежливый и воспитанный человек в своей переписке может произвести впечатление болвана. Когда вы пишите письма, люди имеют возможность оценить и представить вас только по стилю письма, поэтому к этому нужно относиться как к настоящему искусству.

Когда вы разговариваете с собеседником в живую, у вас есть возможность передать все свои мысли, эмоции и взгляды не только при помощи слов, но и выражения лица, жестами, позами. Все эти дополнительные средства передачи информации позволяют людям более чутко реагировать на ваше сообщение.

Но когда вы пишите письмо, то получатель не видит ничего, кроме полосок с текстом, и у него есть возможность оценить ваш тон и настроение только лишь при помощи слов и стиля написания.

Большинство людей совершают грубые ошибки при написании писем, что неблагоприятно влияет на коммуникацию и взаимодействие с людьми. Предлагаем вам ознакомиться с основными ошибками, чтобы впредь никогда не совершать подобных промахов и учиться-учиться-учиться.

1. Вы постоянно ставите в копию всех, кого не лень

Опция "ответить всем" является наиболее раздражающим фактором для тех получателей, которые не имеют фактического отношения для конкретной переписки. Да, если вы создавали общее письмо для всех участников проекта для того, чтобы уведомить их о плане работ, то это нормально. Но в ходе ведения работ всем участникам не обязательно получать ваш ответ "спасибо", который предназначается лишь одному коллеге, который помог вам в решении какого-то вопроса. Даже если кто-то вежливо реагирует на подобные письма, то знайте, они все равно его невероятно раздражают.

2. Вы ответили слишком кратко тогда, когда полученное письмо требует обратного

Очень часто причиной конфликта по электронной почте может стать банальная причина - слишком краткий ответ. Представьте, что отправитель написал длинное письмо, в котором изложил свои планы по проекту, мнение и предложения по оптимизации. Вы же просто проигнорировали его усилия и ответили "понял" или "принял к сведению". Конечно, вы поняли и приняли это к сведению, и на самом деле очень серьезно ко всему этому отнеслись. Но, скорее всего, получатель ожидал и от вас какой-то инициативы и обратной связи, раз написал такое развернутое письмо. И теперь, получив такой краткий ответ, он это может воспринять как неуважение к себе и своим усилиям.

Да, возможно, у вас просто завал на работе, и у вас нет времени сейчас уделить должного внимания этому письму. Но поверьте, сообщение "я немного занят сейчас и рассмотрю ваши предложения в начале следующей недели" будет рассматриваться гораздо лучше, нежели просто "понял".

3. Вы используете слово "срочно" в теме письма

Тема письма всегда говорит о многом получателю. И слово "срочно" может просто вывести его из равновесия. Если проблема действительно очень актуальна, и ее просто необходимо решить прямо сейчас, так не легче будет просто позвонить?

Но если вы все же хотите написать письмо, то в теме письма стоит написать другой текст. Какой? Чтобы это понять, спросите себя, почему это так срочно? Ответ на этот вопрос и будет готовой темой письма. Например, если вам необходимо решить проблему клиента сегодня, вы можете просто написать "клиент ждет ответа сегодня". Это сохраняет ощущение срочности и дает понять, что не вам нужно срочно решить проблему, а клиенту.

4. Вы критикуете людей в письме


Бесспорно, люди иногда делают что-то неправильно, и ваш долг сказать им об этом. Но на самом деле, если вы будете делать это, используя прямые выражения, то понесете большие потери. Люди, получив ваше письмо, не слышат вашего тона и додумывают его в своей голове. К сожалению, именно додуманный оттенок письма становится более отрицательным, нежели это есть на самом деле. Всякий раз, как вы хотите написать "нельзя", "не стоит", "не можете", "не нужно", вы превращаете письмо в мощное негативное послание. Вместо того, чтобы написать "никогда больше не готовьте отчеты в таком виде", используйте "в следующий раз при заполнении отчета, пожалуйста, сделайте..." А вообще о таких вещах лучше говорить по телефону или при личной встрече.

5. Вы ведете себя как робот

Конечно, электронные письма - это отличный способ быстрой коммуникации. Но очень часто люди доводят это до крайности, которая даже граничит с бесчеловечностью. Довольно сложно представить ситуацию, когда вы молча приезжаете в офис клиента или партнера и вручаете ему договор. Конечно, переход сразу к сути к делу может сначала показаться наиболее эффективным, но в итоге он вызывает не очень-то приятное впечатление.

Что же делать? Вам достаточно выделить буквально 30 секунд, чтобы сказать получателю "добрый день", желательно обращаясь к нему по имени. Не обязательно спрашивать адресата, как он провел выходные - достаточно просто человеческого отношения.

Итоги
В отправке писем по электронной почте самое сложное - это донести свою мысль так, чтобы ее правильно поняли получатели. Поэтому постарайтесь выделить время на то, чтобы посмотреть на свое письмо его глазами перед тем, как нажать кнопку «отправить», способную привести к не очень хорошим последствиям.

Перевод статьи подготовила Екатерина Никитина по материалам заметок Трэвиса Бредберри в LinkedIn