О ПРОЕКТЕ
ВСЕ ПРОЕКТЫ HH
Регистрация компании
Заявка на грант Повысить зарплату Поможем выбрать курс Регистрация карьериста
во всех городах





По мере чтения этой статьи ваш почтовый ящик наверняка будет заполняться письмами, требующими незамедлительного участия. Нельзя отрицать, что правильное пользование электронной почтой значительно влияет на карьерные успехи. Работа с электронной почтой отнимает у нас большую часть рабочего времени. Недавнее исследование, проведенное компанией Kelton Global, доказывает, что 90% американцев тратят на проверку почты в среднем 90 минут в день.

Электронное письмо раскрывает массу информации об авторе. Хотите вы этого или нет, начальство и коллеги судят о вас по манере общения посредством электронной почты. Подумайте, как часто мы вешаем ярлыки и формируем мнение о людях только на основании того, как выглядят их послания. Мы всеми силами уклоняемся от ответов тем, кто пишет "просто так", раздражаемся, увидев очередной "однострочник", ненавидим длинные цепочки с кучей адресатов и делаем вид, что не заметили вульгарщину.

Все это заставляет поверить, что в переписке с руководителем у нас просто нет права допускать ошибки. Не стоит в панике перебирать письма в папке "Отправленное". Вместо этого прочтите о шести самых распространенных ошибках, которые могут негативно отразиться на вашей карьере, и постарайтесь их не допускать.

1. Злоупотребление кнопкой "Переслать"

Вы видите важное сообщение, и вам не терпится поделиться им с начальством. Мгновенная пересылка снимает с вас груз ответственности и кладет его на плечи руководителя, что очень удобно, однако подумайте об этом еще раз. Перенаправляя сообщение без сопроводительного текста, вы заставляете человека тратить свое время на то, чтобы выяснить его содержание и определить, почему это важно для него.

Что делать? Прежде всего, внимательно прочтите письмо и отредактируйте заголовок так, чтобы руководитель обратил на него внимание. Напишите краткий и точный сопроводительный текст, выделив основные моменты письма или цепочки писем. Если вам требуются указание или одобрение, четко сформулируйте свой вопрос и обозначьте цели, которых вы хотите достичь. Помните, что руководитель всегда заинтересован в результатах. Если это возможно, сообщите о своих ожиданиях и идеях. Руководитель будет благодарен вам за помощь.

2. Неграмотность

Несмотря на то, что времена, когда вы рисовали школьные диаграммы предложений, уже давно прошли, не стоит забывать о правилах грамматики.

Несмотря на то, что времена, когда вы рисовали школьные диаграммы предложений, уже давно прошли, не стоит забывать о правилах грамматики. Отправив адресату неотформатированный текст с кучей ошибок и смайликов, вы вряд ли сможете убедить его в своем профессионализме.

Что делать? Попытайтесь выразить свою мысль понятным языком. Не используйте нечеткие формулировки и лишние символы. Если вы чему-то чрезвычайно рады, опишите причину вместо того, чтобы поставить 12 восклицательных знаков или скобок. Помните, краткость - сестра таланта.

3. Потоки сленга

Не стоит перенасыщать текст профессиональными словечками, без которых можно обойтись. Ваш руководитель этого не одобрит. Жаргон не поможет ему или ей быстрее выполнить свою работу. Наоборот, он будет каждый раз нервно вздрагивать, завидев ваше имя в поле "От кого". Это ведь не то, к чему вы стремитесь, верно?

Что делать? Избавьтесь от лишнего жаргона. Подумайте о том, что вы хотите сказать на самом деле. Сформулируйте мысль как можно проще, отправьте письмо и возвращайтесь к работе.

4. Сокращения

Руководитель - это не приятель, с которым можно общаться в неформальном стиле, используя сокращения и акронимы. Кроме того, не допускаются назойливые аббревиатуры и хэштеги (если речь не идет о социальных сетях).

Что делать? Проявите открытость и информированность. Вы можете пообщаться с руководителем на разные темы, но при этом старайтесь сохранять профессиональные отношения. Ваши письма должны содержать только ценную информацию - например, о событиях, происходящих в мире, а не о популярной культуре или модных трендах.

5. Злоупотребление кнопкой "Ответить всем"

В каждом офисе есть сотрудник, который круглыми сутками занимается только тем, что нажимает кнопку "Ответить всем". Многие коллективы используют групповую рассылку, посредством которой можно донести важную информацию или задать интересующие вопросы. Это отличный инструмент для общения, однако только в том случае, если письма интересны всем участникам. С помощью кнопки "Ответить всем" можно быстро надоесть адресатам, не заинтересованным в общении.

Что делать? Если в списке адресатов есть адрес руководителя, используйте рассылку, если в ней содержится что-то действительно важное. Если вы просто переписываетесь с коллегами, удалите из соответствующего поля ненужные адреса. Вы всегда сможете добавить их снова, как только речь зайдет о чем-то важном, или написать руководителю напрямую.

6. Излишняя систематизация и сортировка

Знаете ли вы, что каждый шестой опрошенный признается в том, что сортировка почты понижает производительность его труда? Несмотря на то, что сортировка позволяет поддерживать порядок, иногда этот процесс занимает очень много времени и сильно отвлекает от работы. Более того, поднимаясь по карьерной лестнице, вы не сможете поддерживать в почте идеальный порядок. Откажитесь от этой привычки прямо сейчас!

Что делать? Правильно распределяйте приоритеты и ставьте перед собой реальные сроки. При необходимости делитесь этой информацией с коллегами. Гораздо эффективнее будет потратить время на составления списка дел, а не на чистку почтового ящика.

По материалам HR-Portal