О ПРОЕКТЕ
ВСЕ ПРОЕКТЫ HH
Регистрация компании
Заявка на грант Повысить зарплату Поможем выбрать курс Регистрация карьериста
во всех городах





По данным исследований, половина рабочих совещаний непродуктивна. Расписания часто составлены так, что приходиться бегать с одного собрания на другое. Или еще хуже — «летучки» идут одна за другой с небольшими интервалами (например, полчаса). В итоге весь рабочий день уходит на обсуждения, а работа стоит. Большинство сотрудников согласятся с тем, что совещания — пустая трата времени.

Чтобы прервать этот порочный круг, в первую очередь нужно понять, нет ли у вас склонности ходить на все возможные собрания. Как показывает практика, это не такой уж редкий «недуг» — многие сотрудники посещают «планерки», которым им по сути не нужны, чтобы почувствовать свою значимость.

Пол Акстелл — консультант по повышению эффективности работы — говорит, что большое количество ненужных собраний — проблема почти каждого менеджера, с которым ему доводилось встречаться. В интернете полно советов о том, как эффективнее организовать рабочее время, но некоторые из них не работают, пишет редактор Harvard Business Review Эми Галло. Она попросила Акстелла и профессора Гарвардской бизнес-школы Франческу Гино напомнить основные правила продуктивной «летучки».

1. Сократите число участников до минимума

Конечно, магического числа не существует. Исследования также не указывают оптимальное количество, но есть данные, что лучше приглашать на совещание меньше людей, говорит Гино. Число приглашенных лучше ограничить, если вы хотите дать им высказаться. По словам Акстелла, его опыт показывает, что число участников совещания должно составлять примерно четыре-пять человек. В таком случае все они смогут высказаться за час.

Еще один минус многолюдных совещаний в том, что многие участники не только лишатся шанса высказаться, но и не сочтут нужным. «Когда поднято много рук, люди работают не так интенсивно, как следует», — объясняет Гино. «Социально-психологические исследования показывают, что когда люди участвуют в выполнении групповой задачи, они прикладывают значительно меньше усилий, чем при работе в одиночку», — говорит профессор. Такое явление назвали «социальным бездельем», его негативный эффект усиливается по мере роста группы. Это не означает, что собрание на 20 человек будет неэффективным, просто нужно найти опытного модератора.

2. Откажитесь от использования средств связи

Оба эксперта согласились, что это хорошая идея. Во-первых, гаджеты отвлекают. Многие сотрудники думают, что они могут отправлять почту или читать твиттер, одновременно слушая выступающего. Ученые считают, что это не так. Недавнее нейрологическое исследование показало, что многозадачность — это миф, говорит Гино. «Одновременно мы можем выполнять простые задачи, как ходьба или говорение, но мозг не справляется со многими задачами». Сотрудник, который пытается выполнять несколько задач одновременно, делает работу либо на 50 процентов медленнее, либо допускает на 50% больше ошибок.

Второй повод запретить гаджеты — они отвлекают других. По словам Гино и Акстелла, их опыт показывает, что использование телефонов и соцсетей во время собрания раздражает коллег. «Если вы представляете презентацию или говорите о своей идее, а руководитель в это время смотрит в телефон, это неприятно», — отмечает Акстелл.

3. Сократите длительность совещания, насколько это возможно

Если делать собрания более короткими, участники встреч становятся более сосредоточенными. Исследования показывают, что сотрудники подстраивают интенсивность работы и манеру общения под дедлайны, говорит Гино. «Как только люди понимают, что у них мало времени, они перестают задавать вопросы, разговаривать и фокусируются на выполнении задачи», — говорит Акстелл. При этом нужно действовать разумно — не стоит сокращать время совещания, если на повестке стоит важный вопрос, и для его обсуждения необходимо выслушать всех участников.

4. Совещания лучше проводить в местах, где негде сесть

Эмпирические данные свидетельствуют, что проведенные «на ногах» совещания оказываются более продуктивными. По данным исследования специалистов Университета Миссури, такие «летучки» оказываются в среднем на 34 процента короче. Акстелл отметил, что ему нравится, когда руководители пытаются менять формат — устраивают совещания «на ногах» либо идут с участниками «летучки» на прогулку. При этом консультант предостерегает, что не стоит забывать о первоначальной цели встречи — обсуждение рабочих вопросов.

5. Удостоверьтесь, что все участвуют в обсуждении

Некоторые участники совещаний молчат, пока их не спросят. Такое поведение чаще всего объясняется языковым барьером, культурой общения или просто особенностями характера человека. Работники, которые отмалчиваются, часто могут предоставить полезную информацию или точку зрения. Работникам нравится, когда о них не забывают и прислушиваются к их мнению, отмечает Гино. Если руководитель знает, что кто-то из его подчиненных испытывает трудности с публичными выступлениями, этого человека лучше попросить подготовиться заранее. Более того, сотрудники должны приобрести навыки выступления на публике, воздействия на аудиторию, научиться тезисно преподнести информацию.

6. Никогда не проводите совещания только для того, чтобы сообщить новую информацию

Если вы организуете совещания просто для того, чтобы рассказать сотрудникам о нововведениях, лучше изменить подход, считает Акстелл. По его мнению, новую информацию можно разослать по почте и не тратить время на дополнительную «летучку». Такие лишние собрания не только убивают время, но и выматывают сотрудников, отмечает Гино.

7. Анонсируйте план совещания заранее

Участники собрания должны знать, о чем пойдет речь, чтобы прийти на совещание подготовленными. Это очевидный совет, но о нем очень часто забывают, говорит Акстелл. По словам Гино, в компаниях, где отсутствует традиция сообщать о плане совещания заранее, нарушается процесс принятия решений.

По материалам iBusiness.ru