О ПРОЕКТЕ
ВСЕ ПРОЕКТЫ HH
Регистрация компании
Заявка на грант Повысить зарплату Поможем выбрать курс Регистрация карьериста
во всех городах





Автор Todoist Амир Салихефендик (Amir Salihefendic) разработал собственную систему продуктивности, которая вот уже 9 лет помогает ему без стресса достигать поставленных целей. Сегодня Амир расскажет о своей системе и её интеграции с Todoist.

Большинство людей не стремятся упорядочить свой рабочий процесс, пускают всё на самотёк и надеются на лучшее. Но если есть система, можно маневрировать между множеством задач, расставлять приоритеты и не чувствовать себя перегруженным.

Свою систему продуктивности я назвал Systemist. Я придумал её — а на её основе и Todoist — в 2007 году. В то время я жил в общаге в Орхусе (Дания) и изучал информатику. У меня было две подработки и множество личных проектов. Я чувствовал себя перенапряжённым и дезорганизованным. Всё изменилось, когда в голову пришла идея Systemist.

Чего мне помогла добиться эта система?
  • Основать компанию Doist Ltd. и разработать продукт, позволяющий людям добиваться удивительных результатов.
  • Успешно совмещать обязанности учредителя и генерального директора. Я всё успеваю и не чувствую перенапряжения. В компании работают 50 человек, и вряд ли кто-то из них видел меня измотанным.
  • Каждый день выявлять приоритетные аспекты рабочего процесса и всегда помнить о важных письмах, встречах и проектах.
  • Наслаждаться жизнью вне работы: проводить время с женой, путешествовать, заниматься самообразованием и спортом, следить за здоровьем.
Баланс между работой и личной жизнью — залог личной эффективности.

Systemist лучше всего работает в сцепке с Todoist. Но можно использовать и любые другие программы и сервисы управления задачами. Базовые принципы системы гораздо важнее конкретных инструментов.

6 принципов Systemist

1. Применять везде

Система на то и система, чтобы пользоваться ею везде и всюду. У вас должен быть доступ к планировщику с любого устройства, в любом месте.

Мы потратили много сил, чтобы Todoist был доступен во всём мире. Рекомендую установить его (или другое подобное приложение) сразу на все устройства и платформы, которые у вас есть: телефон, планшет, ноутбук, в браузеры и так далее.

2. Применять во всём

Система работает, если охватывает все аспекты личной и профессиональной жизни. Это даст вам свободу. Вы будете контролировать всё важное и не будете больше забывать о таких вещах, как встреча с клиентом или покупка подарка близкому человеку.

Почти вся моя деятельность упорядочена. В частности, я систематизировал:
  • Предстоящие мероприятия (встречи внутри и вне компании).
  • Сложные проекты, раздроблённые на множество мелких этапов.
  • Повторяющиеся задачи для контроля над долгосрочными проектами.
  • Электронную почту (если я не могу ответить на письмо сразу, перевожу его в задачу с помощью Todoist для Gmail).
  • Сообщения о багах, если их устранение завязано на мне.
  • Список релизов (общий с коллегами).
  • Список покупок (общий с женой).
  • Веб-страницы, действия на которых я не могу совершить сразу. Например, страница какого-нибудь товара с Amazon.com (ещё не решил, покупать или нет), страница фильма в IMDb, который хочу посмотреть, или статья, которую хочу прочитать позднее. Для всего этого я использую Todoist для Chrome.
  • Задачи, связанные со здоровьем (еженедельное посещение тренажёрного зала и беговые тренировки).
3. Разбивать крупные задачи на осуществимые мелкие

Небольшую задачу легче выполнить. Поэтому всегда разбивайте крупные проекты на мелкие подзадачи, которые можно сделать в течение часа (или меньше). Во-первых, это поможет понять, сколько времени у вас уходит на то или иное дело. А во-вторых, вы будете видеть прогресс.

Важно, чтобы задача была осуществимой. Вы должны быть в состоянии реализовать то, что вносите в список дел.

4. Расставлять приоритеты

Ежедневно я выполняю от 15 до 25 задач. Они наиболее важны в текущий момент времени.

В Todoist расставлять приоритеты легко. Вот как делаю я:
  • Обязательно устанавливаю срок, к которому дело должно быть завершено. Важные задачи ставлю на сегодня или завтра, неважные выписываю на будущее.
  • Обозначаю уровни приоритизации. В Todoist их четыре. Сервис автоматически сортирует таски в зависимости от важности.
  • Чтобы ещё больше подчеркнуть важность задачи, использую метки типа @high_impact. С ними удобно отслеживать, сколько важных задач сделано за день.
5. Ежедневно опустошать список дел

До того, как я начал пользоваться правилом «0 входящих», в моей электронной почте царил хаос. Я чувствовал себя ужасно каждый раз, когда приходилось разбирать завалы.

Для управления задачами я использую схожее правило — «0 задач в to-do-листе».

Если вы не успели сделать за день всё, что наметили, не переносите оставшиеся задачи на следующий день. Лучше обнулите список дел и составьте новый план. Это позволит вам подвести промежуточные итоги, понять, в какой точке вы находитесь, и вновь расставить приоритеты.

6. Всегда получать обратную связь

Большинство систем управления временем сфокусированы на том, что предстоит сделать, а не на том, что уже сделано. Но какой в этом смысл, если не видишь свой прогресс и не понимаешь, насколько продуктивен?

Поэтому мы создали Todoist Karma. Она позволяет отслеживать, визуализировать и улучшать личную производительность.

Todoist Karma как мини-игра: выполняешь задачи, набираешь очки и видишь, как растут цветные графики. Это очень увлекательно, особенно для новичков в тайм-менеджменте. Чтобы было ещё интереснее, можно устанавливать не только ежедневные, но и еженедельные цели, а также делиться результатами в социальных сетях, повышая тем самым уровень ответственности.

Дополнительные советы

Работа с электронной почтой
  • Проверяйте электронную почту дважды в день. Например, утром и после обеда.
  • Стремитесь к пустой папке «Входящие».
  • Если можно, отвечайте на письмо сразу. Если нет, переведите его в задачу, обязательно указав срок выполнения и приоритетность.
  • Отключите уведомления на всех устройствах. Это поможет не отвлекаться.
Работа с мессенджерами

Мессенджеры — убийцы производительности, они дёргают и отвлекают. Исследования показывают, что среднестатистический офисный работник в среднем тратит на отвлечения и перерывы свыше двух часов в день. Это значит, что трудовая неделя увеличивается более чем на 10 часов, ведь объём работы не сокращается.
  • Совмещайте переписку в мессенджерах с интернет-сёрфингом. Когда нужно просто работать (писать отчёт, рисовать макет и так далее), закрывайте приложения чатов.
  • Обрабатывайте сообщения пакетами: открыли мессенджер, всё прочитали, всем ответили и снова закрыли.
  • Отключите уведомления мессенджеров на мобильном телефоне.
По словам Салихефендика, данная система помогает ему быть сфокусированным, здравомыслящим и здоровым.

По материалам Lifehacker