О ПРОЕКТЕ
ВСЕ ПРОЕКТЫ HH
Регистрация компании
Заявка на грант Повысить зарплату Поможем выбрать курс Регистрация карьериста
во всех городах



Вакансия секретаря сегодня одна из самых востребованных. Конкурс на нее может достигать 20 человек на место! Правда, профессию эту рассматривают в качестве временной занятости. Да и качество кандидатов оставляет желать лучшего: часто их умения ограничиваются слабым знанием компьютера и умением варить кофе. В то время как на Западе секретарь - престижная и хорошо оплачиваемая профессия. Как же стать идеальным секретарем?

Любопытно, что слово секретарь образовано от выражения «хранитель секретов». Официально закрепили этот термин при Петре I в 1720 году. В те времена статус секретарей был очень высок. Лет 10 назад секретарей стали называть «офис-менеджерами». Однако смешивать эти понятия нельзя.

Что за птица – секретарь?

Секретарь – это технический исполнитель. Круг его обязанностей зависит от сферы деятельности компании и ее размеров. Как правило, он очень широк: делопроизводство, кадровое делопроизводство, ведение архива. В основные обязанности секретаря входит:

  • документирование деятельности аппарата управления
  • обработка входящей корреспонденции и подготовка исходящей корреспонденции
  • регистрация, контроль и систематизация документов
  • подготовка документов к передаче на архивное хранение
  • ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор текста документов на компьютере
  • организация приема посетителей
  • подготовка переговоров и совещаний
  • подготовка командировок руководителя и планирование рабочего дня

Работодатели хотели бы видеть на этой должности исполнительных, аккуратных, пунктуальных, внимательных, ответственных людей с высокой скоростью печати, обладающих организаторскими способностями, умеющих работать с оргтехникой и компьютером. Поскольку секретарь – лицо фирмы, у него должна быть презентабельная внешность и грамотная речь.

Офисный хранитель

Офис-менеджер – это организатор. Он координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации. Его обязанности шире, чем у секретаря:

  • курирование работы всего офиса
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.)
  • ведение деловой корреспонденции
  • распределение звонков
  • встреча посетителей
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С
  • списание материалов
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов
  • ведение офисных расходов, документооборота оплат
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе

Иногда офис-менеджер занимается наймом персонала, выполняет представительские функции. В зависимости от возлагаемых обязанностей, варьируются и требования к этим специалистам. Например, помимо знания основ делопроизводства может потребоваться специальное образование, например, юридическое или медицинское, в зависимости от сферы деятельности компании.

Необходимые для секретаря качества – вежливость, корректность, доброжелательность. Он должен быть деликатным, предупредительным с посетителями и сотрудниками, – все это залог успешной работы секретаря.

Не менее важно знание делового этикета. Секретарь должен соблюдать десятки правил, касающихся знакомства с клиентами, ведения телефонных разговоров, сопровождения руководителя, присутствия на переговорах. Хороший секретарь должен уметь делать соответствующий ситуации макияж, а также одеваться и носить вещи. Основная часть работы секретаря связана с общением, поэтому ему совершенно необходимо развивать коммуникативные навыки.